Carnetul de muncă este reglementat de Decretul nr. 92/1976[2] şi Ordinul ministrului muncii nr. 136/1976[3] prin care a fost aprobată Metodologia de întocmire, completare, păstrare şi evidenţă a carnetelor de muncă.
Carnetul de muncă este actul oficial prin care se dovedeşte vechimea în muncă, vechimea neîntreruptă în muncă, vechimea neîntreruptă în aceeaşi unitate, vechimea în funcţie, meserie sau specialitate; timpul lucrat în locuri de muncă cu condiţii deosebite, salariul de bază şi alte drepturi ce se includ în acesta, în raport de care se stabilesc şi se acordă drepturile de personal.
De asemenea, în carnetul de muncă, se înscriu datele privind starea civilă, pregătirea şcolară şi profesională a titularului, precum şi toate elementele care ţin de încheierea, executarea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractului individual de muncă.
Carnetul de muncă se întocmeşte de către angajator în termen de cel mult 30 de zile de la data încadrării în muncă[4].
Decretul nr. 92/1976 şi Ordinul 136/1976 mai conţin prevederi referitoare la completarea, păstrarea şi evidenţa carnetelor de muncă, rectificarea menţiunilor înscrise în carnetele de muncă, procedura de urmat în caz de furt, pierdere sau distrugere a carnetului de muncă; actele pe baza cărora se fac înscrierile în carnetele de muncă; organul competent să reţină pentru cercetări carnetul de muncă; reconstituirea carnetului de muncă[5].
Trebuie precizat că prin Codul muncii (art. 298 alin. 3) a fost abrogat iniţial Decretul nr. 92/1976, începând cu data de 01. 01. 2004, însă ulterior prin Legea nr. 541/2003 a fost prelungit termenul de aplicabilitate a prevederilor Decretului nr. 92/1976 până la data de 31. 12. 2006, respectiv până la data de 01. 01. 2009, prin Ordonanţa de Urgenţă nr. 55/2006, prin urmare el este încă aplicabil.
În vederea aplicării prevederilor art. 160 alin.(6) din Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările şi completările ulterioare, la data publicării prezentului material se desfăşoară activitatea de preluare din carnetele de muncă a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat în sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, precum şi a veniturilor salariale aferente, elemente care, conform legii, sunt utilizate la calculul pensiilor[6].
Persoanele fizice şi juridice care deţin sau păstrează, potrivit prevederilor legale, carnete de muncă sunt obligate să pună aceste documente la dispoziţia Casei teritoriale de pensii pe a cărei rază teritorială îşi au domiciliul sau sediul.
Carnetele de muncă puse la dispoziţie Caselor teritoriale de pensii trebuie să fie completate cu toate înscrierile până la data de 1 aprilie 2001 şi să fie certificate de autorităţile abilitate, potrivit legii.
Carnetele de muncă vor fi însoţite de copia actului de identitate al titularului, din care să rezulte codul numeric personal.
După încheierea operaţiunilor de înregistrare a datelor, carnetele de muncă, în original, se predau deţinătorilor de la care au fost preluate.
Procedurile practice de preluare a carnetelor de muncă de către casele teritoriale de pensii, graficul predării-preluării, precum şi orice alte operaţiuni necesare bunei desfăşurări a acestei activităţi sunt stabilite prin Ordin al Ministrului muncii, solidarităţii sociale şi familiei[7].
Activitatea se desfăşoară pe o perioadă de 2 ani[8], începând cu data intrării în vigoare a contractului de prestări de servicii dintre Casa Naţională de Pensii şi alte Drepturi de Asigurări Sociale şi institutul preconizat a fi înfiinţat conform acestei reglementări.
Registrul general de evidenţă a salariaţilor este reglementat de Codul muncii (art. 34) şi Hotărârea Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor[9], modificată şi completată prin Hotărârea Guvernului nr. 1094/2006[10] şi Hotărârea Guvernului nr. 53/2007[11], precum şi prin Ordinul nr. 20/2007 privind aprobarea procedurii de transmitere a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic[12].
Registrul general de evidenţă a salariaţilor a fost conceput de legiuitor să înlocuiască evidenţa muncii prin carnetul de muncă, având până la data de 01. 01. 2009 o aplicabilitate subsecventă.
Obligaţia înfiinţării registrului general de evidenţă a salariaţilor aparţine tuturor angajatorilor. Excepţie fac misiunile diplomatice, oficiile consulare străine cu sediul în România şi reprezentanţele din România ale persoanelor juridice străine pentru perioadele în care contractele individuale de muncă încheiate cu cetăţenii români se înregistrează la Inspectoratul Teritorial de Muncă.
Angajatorii care au înfiinţate sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, pot delega acestora şi competenţa înfiinţării registrului[13].
Fiecare angajator are obligaţia de a prezenta registrul general de evidenţă a salariaţilor inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
Registrul se întocmeşte în format electronic de către angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuite gratuit de Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale acestora.
Completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic prin utilizarea aplicaţiei puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul Inspectoratelor teritoriale de muncă.
În cazul în care, pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaţiei informatice puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii[14].
Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de muncă ● on-line prin intermediul portalului www.inspectiamuncii.ro; ● prin e-mail, pe bază de semnătură electronică; ● prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic, însoţit de o adresă de înaintare semnată de angajator[15].
Registrul se completează de către angajator în ordinea încheierii, modificării sau încetării contractelor individuale de muncă, şi cuprinde următoarele elemente: ● datele de identificare ale salariatului (numele, prenumele, codul numeric personal); ● data angajării; ● ocupaţia (funcţia şi/sau meseria) şi codul acesteia conform Clasificării Ocupaţiilor din România (C. O. R.); ● tipul contractului individual de muncă; ● data şi temeiul încetării contractului individual de muncă.
Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic cuprinde contractele individuale de muncă în vigoare la data de 31 decembrie 2006, indiferent dacă acestea sunt suspendate sau nu la data de 31 decembrie 2006[16].
Registrul se păstrează în formă electronică la sediul sau domiciliul angajatorului, ori, după caz, la sediul sucursalei, agenţiei, reprezentanţei sau unor alte asemenea unităţi fără personalitate juridică.
Angajatorul are obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin: ● actele necesare angajării, ● contractul individual de muncă, ● actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractului individual de muncă, ● orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completărilor în registru.
Registrele şi dosarele personale ale salariaţilor se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor şi să îndeplinească condiţiile necesare pentru păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare.
Angajatorul este obligat să elibereze salariatului, la solicitarea scrisă a acestuia, copii, certificate de reprezentantul legal al acestuia sau de persoana împuternicită de angajator pentru conformitate cu originalul, ale documentelor existente în dosarului personal, ale paginii/paginilor din registru electronic, care cuprinde/cuprind înscrierile referitoare la persoana sa şi/sau un document care să ateste activitatea desfăşurata de către acesta, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate.
Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, în termen de: ● 20 de zile de la data încheierii primului contract individual de muncă, pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 nu au salariaţi[17]; ● 30 de zile de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 161/2006, cu modificările ulterioare (31 martie 2007)[18], pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au salariaţi[19]; ● 5 zile de la data la care au intervenit modificări ale elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 161/2006, cu modificările ulterioare.
De asemenea, Hotărârea Guvernului nr. nr. 161/2006 modificată şi completată şi Ordinul nr. 20/2007 mai conţin prevederi referitoare la: modul de obţinere de către angajator a numelui de utilizator şi a parolei; sancţiunile care intervin în cazul neînfiinţării, necompletării sau netransmiterii registrului în format electronic la inspectoratul teritorial de muncă, în termenele şi forma stabilită, precum şi în cazul refuzului angajatorului de a pune registrul la dispoziţia inspectorului de muncă.
[2] Publicat în Buletinul Oficial, Partea I, nr. 37 din 27 aprilie 1976.
[3] Publicat în Buletinul Oficial, Partea I, nr. 76 din 29 iulie 1976.
[4] În literatura de specialitate (vezi A. Ţiclea, A. Popescu, C. Tufan, M. Ţichindelean, Ov. Ţinca, op. cit., p. 431) s-a arătat că în cazul salariaţilor încadraţi la angajatorii prevăzuţi de art. 8 din Legea nr. 130/1999 privind unele măsuri de protecţie a persoanelor încadrate în muncă (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 355 din 27 iulie 1999, modificată şi completată, şi republicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 190 din 20 martie 2007), obligaţia întocmirii carnetelor de muncă aparţine Inspectoratelor Teritoriale de Muncă. Această afirmaţie este imprecisă, întrucât inspectoratele teritoriale de muncă prestează angajatorilor din sectorul integral privat servicii privind păstrarea, completarea şi certificarea înscrierilor efectuate în carnetele de muncă, fără a avea şi obligaţia întocmirii carnetelor de muncă pentru salariaţii care nu posedă asemenea documente (vezi art. 2, 3 şi 5 din. Legea nr. 130/1999, republicată).
[5]Vezi în acest sens şi prevederile art. 296 alin. 2 din Codul muncii modificat prin Legea nr. 541/2003, publicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 913 din 19 decembrie 2003.
[6] A se vedea Hotărârea Guvernului nr. 1768/2005 privind preluarea din carnetele de muncă a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat în sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, publicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 1183 din 28 decembrie 2005.
[7] Vezi Ordinul nr. 98 din 9 februarie 2006, publicat în Monitorul Oficial al României, partea I, din 28 februarie 2006.
[8]Ordinul nr. 207/2007, privind aprobarea Procedurilor de predare-primire la casele teritoriale de pensii a carnetelor de muncă aflate în păstrarea titularilor, în vederea aplicăriiprevederilor art. 160 alin. (6) din Legea nr. 19/2000 privindsistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările şi completările ulterioare, publicat în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 205 din 27 martie 2007, prevede ca termen recomandat pentru depunerea carnetelor data de 31 decembrie 2007.
[9] Publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 172 din 22 feb. 2006.
[10] Publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 746 din 31 august 2006.
[11] Publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 64 din 26 ianuarie 2007.
[12] Publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 59 din 25 ianuarie 2007.
[13] Entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor - sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru, alte sedii secundare ale angajatorilor - au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:
a) au primit delegare de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
b) au primit delegare de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.
[14]Structura şi formatul de fişier aferente registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de muncă, în cazul angajatorilor care utilizează aplicaţii informatice proprii, se pun la dispoziţie de Inspecţia Muncii. Specificaţiile tehnice ale fişierului pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.
[15]Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, adresa de înaintare este însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare - în cazul angajatorului persoană juridică, respectiv o copie a actului de identitate - în cazul angajatorului persoana fizică.
Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic de către entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor, adresa de înaintare este însoţită de o copie a următoarelor documente:
a) delegarea de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
b) delegarea de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic;
c) certificatul de înmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al entităţii fără personalitate juridică.
În cazul modificării elementelor de identificare ale angajatorului sau ale entităţilor fără personalitate juridică ale acestuia, depunerea ulterioara a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic trebuie însoţită de o copie care să ateste efectuarea acestei modificări.
[16] Contractele individuale de muncă ale salariaţilor, care au încetat cu data de 31 decembrie 2006, nu se înregistrează în registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.
[17] În această situaţie se regăsesc angajatorii care nu au avut salariaţi până la data de 31 decembrie 2006, precum şi angajatorii care au avut salariaţi, dar ale căror contracte individuale de muncă au încetat anterior datei de 31 decembrie 2006 inclusiv;
[18] Hotărârea nr. 53/2007 a prorogate termenul de intrare în vigoare cu 90 de zile.
[19] În această situaţie se regăsesc angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au în vigoare cel puţin un contract individual de muncă, indiferent dacă acesta este suspendat sau nu.
